一般事務で有利な資格とは?具体的な資格の種類をご紹介

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一般事務はあらゆる企業で必要とされる職種です。
そのため求人も数多くありますが、一般事務は人気があり、倍率の高い職種でもあります。

一般事務で働きたい場合は、仕事効率の上がる資格をもっていると有利です。

ここでは、一般事務の仕事をする際にもっていると有利な資格について詳しくご紹介します。
一般事務に求められる仕事内容も専門的になっているため、身に付けておくと便利なスキルについてもご紹介します。

【目次】
★一般事務の仕事内容とは?
★一般事務で役立つ資格6選
★一般事務で役立つ資格6選
★記事まとめ

ファイルを持つ女性

 

★一般事務の仕事内容とは?

一般事務はどのような仕事を行っているのでしょうか。

単に一般事務といっても、その内容は多岐にわたります。
とても幅広い仕事をしている一般事務の、主な仕事内容についてご紹介します。

・主な仕事内容
一般事務の仕事は会社によって異なり、場合によっては専門的な仕事を任されることもあります。

一般的には書類等に関わる仕事が多く、資料の作成や書類チェック、ファイリング、データの集計などを行います。
加えて、請求書や契約書、納品書の作成なども担当します。

また、電話や窓口対応、メールの応対、資料整理なども事務の仕事です。

さらに会社によっては秘書の仕事や経理、庶務などが行う専門的な仕事に携わることもあります。
そのため、コミュニケーション能力も求められますし、ビジネスマナーの知識が必要です。

一般事務は、会社によって仕事内容が大きく変わります。

専門的な知識に特化するよりも、幅広い知識やスキルを持つことが求められます。

 資格は必須ではないが、就職に有利になることも!
一般事務として働くために、必須になる資格はありません。

しかし、一般事務が求められているものは幅広く、専門的な業務も多くなっています。

そのため、一般事務の求人は経験者が優遇される傾向があります。

また、一般事務で役立つ専門的な資格をもっている方が、就職に有利になる場合も多くあります。

会社によって一般事務が少人数の体制あり、退職による人員補充や人手不足の際は、即戦力となる人材を求められることも多くあります。

例えばパソコンスキルをもっているといっても、どの程度のパソコンスキルなのか伝えづらいですが、資格を有することによって具体的にレベル感を伝えることができます。

また会社の顔として窓口となることが多いですから、ビジネスマナーやコミュニケーション能力、電話対応のスキルも必要とされます。

これらのスキルを資格としてもっていることで、採用する側としても明確な判断基準で選びやすく、就職に有利になります。

★一般事務で役立つ資格6選

一般事務として働く場合、どのような資格が役に立つのでしょうか。

パソコンや経理、文書作成能力などをアピールできる資格をご紹介します。

・MOS (マイクロオフィス スペシャリスト)

MOS(マイクロオフィス スペシャリスト)は、WordExcelOutlookPowerPointAccessなどのマイクロオフィスのスキルレベルを証明できる資格です。

知識だけではなく、実技の試験もあります。
業務で使用する場面を想定した出題形式になっていることから、資格取得に向けて勉強するだけでもスキルアップができるのも魅力です。
ソフトウェアやバージョン別に資格が分かれており、スペシャリスト(一般)とエキスパート(上級)、マスター(既定の資格保有で認定)があります。

Word、ExcelPowerPointは使用頻度が高いことから、セットで取得すると大きなアピールポイントになります。
明確にパソコンが使えるスキルとして企業の多くから評価されている資格のため、資格取得は多いに役立つでしょう。

資格取得は比較的容易で、officeを業務で利用できる方であれば、WordExcelのスペシャリストは簡単に資格が取得できます。
業務で使用したことがあるレベルであれば、独学でも取得可能です。

勉強期間の目安は、

・普段から業務に利用している場合、約20時間以下
・会社の業務で使用したことがある場合、約40時間
・学校などで習ったことがある場合、約60時間
・基本操作にも不安がある場合、約80時間
となっています。

・日商簿記(2級・3級)
日商簿記は、数多くある簿記資格のなかでも認知度が高く実践的な資格です。
営業活動における記録や計算、整理を行うための基本となるため、ニーズの高い資格といえます。

3級は必須の基本知識を問われるもので、多くの企業から評価されるレベルです。
2級では高度な商業簿記や工業簿記が問われるため、企業から最も求められるレベルになります。
3級の合格率は4050%前後、2級の合格率は1530%前後と、2級は難易度が高くなっています。

日商簿記2級は、3級の知識がある場合でも200時間程度の勉強時間を要します。
「パブロフ簿記」や「TACスッキリわかる日商簿記」などのアプリでも勉強することが可能です。

秘書検定
社会人としての一般常識やマナーを身に付けることができるのが、秘書検定です。
そのため、秘書を目指す人だけでなく、対人の仕事全てに活かすことができる資格です。

面接試験があり、言葉遣いや立ち振る舞い、話の内容などもチェックされます。

1級から4級まであり、2級で50%、準1級は40%ほどの合格率です。

勉強期間は3ヶ月から半年ほどが目安ですが、記述式の学科試験があるため、文章を書くのが苦手な場合は余裕をもって勉強期間を設定し、適切に表現できるよう練習しましょう。

面接試験もあるため、実際に声を出して練習し、普段から言葉遣いや立ち振る舞いに気を付けましょう。

・ITパスポート
ITを有効に活用できるスキルとしてITパスポート資格があります。
経営全般として、経営戦略やマーケティング、AIやビッグデータ、セキュリティーやネットワークといったIT分野の知識など幅広い分野を扱っています。

ITに関する正しい知識の理解をもち実務に活用できることを証明する、経済産業省が認定する国家資格です。
国家資格ですが、難易度としてはそれほど高くなく、合格率は4050%となっています。

日頃パソコンを使用している人であれば、100時間ほどの勉強時間を目安とすればよいでしょう。

ITパスポート試験用のテキストや、「全問解説付ITパスポート一門一答問題集」といったスマートフォン用アプリでの勉強がおすすめです。

・文書情報管理士
文書情報管理士は、ビジネス過程で作られる文書や、それらを正しく管理する能力を認定する資格試験です。
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によって認定される資格となっています。

文書の作成や廃棄の管理、紙媒体の文書のデジタル化、文書にまつわる法知識などが求められます。
上級、1級、2級の階級があり、デジタル時代の事務職には重要な資格です。
試験は年2回行われており、合格率は上級で40%前後、2級は70%前後となっています。

・TOEIC
TOEICは、約150か国で実施されている英語テストです。
リーディングとリスニングの2種類の試験があり、日常生活やオフィスで使う英語のコミュニケーション能力を証明することができます。

転職や就職に有利になるTOEICの点数基準は、企業や職場によって変わってきます。
600点が1つの目安ですが、外資系企業やグローバル人材は800点、一般学生から就職して英語を使う場合は700点が目安となります。

実務経験に重きを置かれており、英語の使用頻度や難易度にもよりますが、英語力を測る指標とされています。

・ビジネス文書検定
ビジネス文書検定は、事務作業で必須となる文書作成能力を身に付けているかを認定する検定です。
ビジネス用語や専門用語を正しく使い、敬語やビジネスマナーを踏まえた文書を作成するための、正しい知識と能力をアピールするために有効です。

ビジネス文書検定は、1級から3級までの階級に分かれています。
以前存在していた「ワープロ検定」などの資格を統合したもので、長い歴史をもち認知度も高い検定です。

試験は年に2回開催され、複数の階級を同日に受験可能です。
1級の合格率は30%と難易度は高めですが、3級の合格率は90%と難易度は低くなっています。
就職する際にスキルとしてアピールするためには2級以上の取得が求められるでしょう。

★資格以外に身に着けたいスキル

資格だけでなく、一般事務として働くために身に付けておくと有利なスキルについてご紹介します。

PCスキル
一般事務の仕事でパソコンが使えることは必須条件となるでしょう。

そのため、資格や検定以外にも基礎的なスキルは必要となります。

パソコンスキルとして、キーボードを見ずにタイピングできるブラインドタッチも必要となります。
仕事を効率よくこなすために活用できるスキルです。
メールの送受信や、ExcelWordの簡単な操作もスキルとして身に付けておくとよいでしょう。

・ビジネスマナー
一般事務の仕事内容は会社によって異なりますが、窓口対応や電話対応はほぼ共通して事務の仕事です。
そのため事務として働くうえで、電話対応や接客における敬語などのビジネスマナーは必要不可欠です。

これはどのような会社や企業であっても共通して必要とされます。
社会生活のうえでも一般常識として求められるものも多くありますから、早めに身に付けておくとよいでしょう。

・文書作成能力
一般事務では、さまざまなシーンで文書を作成することが求められます。
日常的な会社の取引や、お客様とのやり取りで文書を作成する場合は、相手に失礼のないようマナーを守る必要があります。

資格がなくても、事務作業で最も重要となる文書作成能力は予め身に付けておくことが大事です。

 記事まとめ
一般事務で有利となる資格についてご紹介しました。

資格の内容や難易度、勉強時間についても詳しく説明していますので参考にしてください。

一般事務の仕事は人気があるため、就職に有利になる資格や検定を取得しておくとよいでしょう。

また、資格がなくても身に付けておきたいスキルについてもご紹介しています。

一般事務の仕事は専門的な分野が増えているため、資格やスキルをもっていることが強みになります。

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